U slučaju da postoji potreba zajma od poslodavca od strane zaposlenog, to je moguće ostvariti uz određene uslove. Ne postoje određeni razlozi, koji se moraju navesti kao opravdanje za zajam, već razlozi mogu biti različiti.
Odobravanje kratkoročnog ili dugoročnog zajma, vrši se kroz otplatu zajma, na rate, kroz obustavu od neto zarade, na osnovu pisane saglasnosti zaposlenog.
Ukoliko poslodavac oprosti dug zaposlenom, na osnovu neotplaćenih rata zajma, takvo primanje iima tretman zarade i na otpisani dug i na osnovu zajma, plaćaju se porez i doprinosi, kao na zaradu.
- Pravni osnov za davanje zajma:
Pored drugih primanja , opštim aktom i ugovorom o radu može da se utvrdi i pravo zaposlenog na zajam.
Imajući u vidu sve navedeno, poslodavac može da odobri zajam zaposlenom, samo ako je takvu mogućnost predvideo opštim aktom ( kolektivnim ugovorom ili pravilnikom o radu) ili ugovorom o radu.
Ukoliko poslodavac nije predvideo ovu mogućnost Ugovorom, a pojavi se potreba za zajmom, poslodavac može da donese odluku o isplati zajma, koja ima karakter opšteg akta.
- Kriterijumi za odobravanje zajma koji se uređuju opštim aktom:
Ukoliko je pravo zajma propisano opštim ugovorom ili aktom, pravo zajma ne sme da bude privilegija samo za određeni broj zaposlenih.
U Ugovoru, ili opštem aktu, moraju biti utvrđeni osnovni kriterijumi u vezi sa odobravanjem zajma, kao što su:
- slučajevi u kojima zaposlenima može da se odobri zajam;
- organ nadležan za donošenje odluke o odobrenju zajma
- visina zajma, odnosno maksimalan iznos, koji se može odobriti
- početak vraćanja zajma
- rok otplate zajma
- način vraćanja zajma ( ličnom uplatom o gotovini na blagajni poslodavca, na račun poslodavca ili obustavom od neto zarade, što se najčešće dešava u praksi)
- dokument na osnovu kojeg se odobrava zajam zaposlenom ( zbog eventualnih sporova, trebalo bi da to bude Ugovor zaključen sa zaposlenim)
- slučajevi, u kojima zaposleni ne mora da vrati zajam ( najčešće samo u slučaju smrti zaposlenog)
Pored navedenog, ako se zajam obustavlja od neto zarade zaposlenog preko platnog spiska, poslodavac treba d apribavi pisanu izjavu zaposlenog da je saglasan da mu se zajam obustavlja od neto zarade.