Da bi neko postao dobar ugostitelj, potrebno je mnogo dosta iskustva, rada, učenja i usavršavanja kako bi Vaša kafana, restoran ili kafić dugo i uspešno poslovali. Vođenje knjiga za kafane je vrlo složen proces, jer podrazumeva precizno navođenje podataka o prihodima, rashodima, osnovnim sredstvima, alatu, inventaru, kao i drugi podacima.
Zato je najbolje ovaj posao prepustiti specijalizovanim agencijama za knjigovodstvo i vođenje knjiga za kafane koje Vam znatno mogu olakšati ovaj ne tako jednostavan proces. Olakšavajuća okolnost za ugostitelje u eri pametnih komunikacionih tehnologija jesu savremeni operativni sistemi koji im značajno olakšavaju poslovanje.
Primenom savremene tehnologije ostvaruje se značajna ušteda vremena u praćenju svih detalja poslovanja kafane i drugih ugostiteljskih objekata. Uz veoma precizne podatke o izlaznosti pića ili hrane, periodima najveće posete objektima, kao i drugim parametrima, lakše se vrši nabavka proizvoda, organizuje rad kafane, kao i zaposlenih.
Najvažnija stavka u svim ugostiteljskim objektima, pa tako i u kafani, jeste efikasno upravljanje zalihama. Vrlo je bitno da se pravilno i tačno definišu normative hrane i pića, jer se na taj način omogućava jasan uvid u realno stanje magacina, čime se smanjuje mogućnost krađe i povećava zarada kafane.
Još jedna bitna stavka jeste vođenje šank liste, na kojoj se beleži dnevni promet ugostitelja. Popunjavanje obrasca DPU vrši se pre početka rada samog ugostiteljskog objekta, narednog dana za prethodni dan, gde se precizno navode zalihe jela i pića koje su zatečene na stanju tog dana.